Comme la signature manuscrite, la signature électronique permet de connaître l'identité du signataire d'un document en version numérique (Word, PDF…) et d'en vérifier donc l'intégrité. Au niveau du juridique, le Code civil 1367 et le règlement de l'UE lui donnent la même qu’aux documents signés de façon manuscrite. Mais attention, sous certaines conditions tout de même. A l’heure d’une dématérialisation de plus en plus démocratisée, la signature électronique séduit et s’impose auprès de nombreux prestataires et entreprises.
Qu’est-ce qu’une signature électronique ?
Une signature numérique ou « signature électronique » est tout simplement l'équivalent de la signature manuscrite des documents papiers mais cette fois-ci pour les documents digitaux comme notamment les fichiers Word ou PDF. La signature électronique est de plus en plus répandue dans les sociétés et les administrations. En effet, c’est un gain de temps et d’énergie incroyable dans les échanges de documents. Écologiquement, c’est également un excellent moyen de réduire les impressions papier. Pour résumer, une signature électronique c’est : un certificat électronique, un système de vérification de l’identité du signataire, une nouvelle possibilité de prouver que le document n’a pas été modifié depuis sa signature.
A quoi sert une signature électronique ?
Bien évidemment, à l’heure du tout numérique et des enjeux de la dématérialisation en entreprise, la signature électronique a pour objectif final de remplacer complètement la signature manuscrite. Mais persiste cependant une certaine carence de confiance qu’il faut encore assurer. Pour atteindre ce niveau de confiance optimal, la signature électronique doit permettre à 100% l'identification formelle du signataire. Les signataires numériques qui sont donc amenés à signer un document dématérialisé doivent donc comprendre et intégrer de plus en plus le fait qu’une signature, même dématérialisée, est un réel engagement, autant qu’avec un papier et un stylo. Devoir de responsabilité d’une part donc, et de voir de rassurer d’autre part, notamment les entreprises et les institutions, car finalement la question est souvent la même : comment s’assurer qu’un document signé numériquement n’a pas été trafiqué ou modifié ?
Aujourd'hui, sachez que le document PDF signé numériquement permet de garantir l'intégrité de ses données et informations. C’est-à-dire qu’il est possible de vérifier que personne n'a modifié le fichier (Word, PDF) depuis que la signature a été apposée. Une nouvelle qui rassurera les principaux inquiets.
Quels documents peut-on signer numériquement ? Ils sont nombreux : documents d’entreprise (devis, contrats, factures en tout genre...), documents RH, documents commerciaux, factures, contrats d’adhésion, contrats de vente, mais aussi états des lieux, baux, compromis de vente, assurances vie, crédits…
Pourquoi opter pour une signature électronique ?
- Nous vivons dans un monde où les enjeux écologiques doivent devenir prioritaires : la signature électronique permet de limiter l'utilisation de papier !
- La signature électronique est un réel gain car elle peut se faire à distance sans présence physique obligée
- Dans une stratégie de limitation des coûts, la signature électronique peut faire la différence !
- Côté sécurité la signature électronique peut diminuer les risques de falsification d'une signature, grâce aux outils d'authentification
- Logistique oblige et problématique d’accès aux informations : avec la signature électronique il est possible de vérifier un fichier PDF signé depuis un simple téléphone portable